Es muy probable que cuando escuches hablar de los asistentes virtuales te preguntes: asistente virtual, ¿qué es? ¿Es una persona, un robot, un sistema tecnológico? 

No te preocupes, es lógico que surjan muchas dudas. Se trata de una profesión en alza y relativamente nueva. Hoy te explicamos en qué consiste este trabajo cada vez más demandado.

Asistente virtual, ¿qué es? ¿Es una persona?

Para definirlo, comencemos por lo que hace y cómo lo hace. Un asistente virtual es un asistente que te atiende de forma online. Por tanto, pueden ser tanto humanos como máquinas. Es decir, chatbots o asistentes virtuales automatizados. 

En este post vamos a centrarnos en el asistente virtual como persona. Por lo tanto, diremos que es un profesional que trabaja en remoto. Realiza labores de asistencia a dirección y empleados de una empresa. Tiene un perfil similar al de un secretario/a, solo que adaptado al trabajo online.

¿En qué consiste su trabajo?

Su tarea principal es organizar la parte administrativa del negocio: facturación, agenda, emails, etc. Las principales funciones de las que se encarga son:

• Atención al cliente. Los comentarios y mensajes en redes sociales, así como a través de chat, teléfono o WhatsApp Business, son fuente de dudas, quejas y problemas. Contar con la ayuda de una figura que conozca bien el proyecto y sea capaz de dar respuesta a todas estas personas, ahorra mucho tiempo y dinero.
• Ayudar en el trabajo de preventa de los servicios. Por la misma razón que el punto anterior, la figura de este profesional puede ayudarnos a dar a conocer nuestro producto.
• Aunque el asistente virtual no tiene por qué escribir posts y crear vídeos desde cero, debe poder manejarse con herramientas como WordPress, Canva o Photoshop. No es un profesional de la creación de contenidos, pero debe estar familiarizado con ello.
• Gestión de la agenda. El asistente debe organizar la agenda en función de las prioridades del negocio y de los compromisos ineludibles de la persona para la que trabaje. Hablamos de citas con clientes, reuniones del equipo, producción de contenidos, etc.
• Facturación. Está claro que, sin dinero, no hay negocio. Los errores a la hora de emitir una factura, salen caros. Por ello, debemos delegar esta función cuanto antes. Algunos perfiles de asistente virtual, se encargan también de la emisión de facturas o de llevar  la contabilidad. Este trabajo puede complementar al de la gestoría.
• Planificación de eventos. Tareas como la búsqueda de hotel, transporte y manutención, son habituales para un asistente virtual. En el caso de los eventos propios, el asistente facilita la asistencia a los invitados. Especialmente si son clientes, para que no tengan que ocuparse de nada.
• Elaboración de informes. Los dossieres de prensa, los informes y las métricas son clave para conocer la evolución de nuestro negocio. Sin embargo, no todas las compañías cuentan con un departamento específico que se encargue de ello. Aquí es donde entra en juego el papel del asistente virtual.

Ahora que ya puedes responder a la pregunta de “asistente virtual, ¿qué es?”, te contamos cuáles son sus ventajas. Si eres empresario, emprendedor, o por cualquier otra razón necesitas ayuda, esto es lo que el asistente virtual te permite:

• Ser más productivo.
• Delegar las tareas que más te consumen y te disgustan.
• Centrarte en las cosas que tienen que ver con el máximo aporte de valor para tu proyecto y su crecimiento.

Modelo de negocio

Si estás pensando en convertirte en asistente virtual, hay algunos conceptos que debes tener claros. 

Aunque algunas personas creen que el asistente presta unos servicios similares a los de un call center, no es esa su función. La asistencia virtual es una forma de trabajar desde casa de forma independiente. 

Se trata de un modelo de negocio: 

• Rentable. Porque puedes convertir tu negocio en tu principal, e incluso única, fuente de ingresos.
• Sostenible. Porque llevas a cabo una planificación previa, desarrollas una infraestructura de negocio y cuentas con el apoyo de una industria global creciente. Si se presentan dificultades, existe una gran comunidad en el sector donde encontrar guía y estímulo.
• Próspero. Porque puedes trabajar con tantos clientes como tu disponibilidad te permita. También puede surgir la oportunidad de desarrollar un equipo de asistentes virtuales. Es más, cabe la posibilidad de que incluso tengas que emplear a otras personas. Esto puede suceder con el fin de encontrar ayuda frente al volumen de trabajo, o de complementar tus servicios en áreas que no domines.

Llegados a este punto, la pregunta “asistente virtual, ¿qué es?” se transforma en “¿quiero ser asistente virtual?”. Si tu respuesta es sí, te damos unos consejos para trabajar online y varias herramientas para videollamada.